【Googleスプレッドシート】ファイル連携が最大の活用法 ココが凄いよ!

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Googleスプレッドシートを、まだ使っていないや、かる~くしか使っていない人は、EXCELと比較しているだけなのではないでしょうか?

Googleスプレッドシートの真骨頂は、ファイル連携

ファイルの連携は、EXCELでも出来ると思っている人は、甘いです。
EXCELは、エクスプローラなどのフォルダ構成と、ファイル名を、元にファイルを連携していますが、
Googleスプレッドシートは、クラウドベースなので、ファイル毎に固有のURL決まり、シートにも変数が指定されるので、特定のシート、特定のセル、特定の範囲への共有リンクを取得することも出来ます。

さらに、別のセルのデータを読み込むように、別のシートはもちろん、別のファイルのセルのデータを読みことが出来ます。

もっというと、自身のGoogleドライブ上にない、Googleスプレッドシートでも、データとして取得することが出来ます。

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ファイル連携の方法は、importrange関数を使います。

=importrange(“ファイルのURL”,シート名!セル範囲”)

非常にシンプルな関数ですが、注意点としては、ファイルのURLを取得するときに、URLの/?以降の変数を含めないことです。
これで動く場合もありますが、処理がループしてしまうため、突然処理が止まってしまう原因になったりします。

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Googleスプレッドシートファイル連携の活用事例

 

・複数人、複数部署で取得したデータを、一つにまとめることも可能です。

各部署で作られるスプレッドシートで、決まった範囲でデータを入れるようにしておけば、その範囲のデータを自動的に取得できます。

・Googleフォームで入力されたデータを、整形することが出来ます。

Googleフォームも、非常に便利なツールで、使っていない人や企業には、是非使って頂きたいものです。
Googleフォームに入力されたデータは、リアルタイムでGoogleスプレッドシートに出力し続けることが可能です。
ただ、フォームデータは、1回の入力に対して1行に並んで出力されるので、見にくくなってしまうことがあります。
そのデータを見やすくするためにも、ファイル連携 importrange関数を使ってみて下さい。
自由自在に好きな形で、Googleフォームの出力データを成形できます。

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